Një rezervim që hyn në Airbnb ndërsa i njëjti apartament shfaqet i lirë në Booking.com nuk është thjesht një gabim kalendari. Mund të sjellë anulime, vlerësime të këqija, telefonata të panevojshme dhe humbje të besimit të mysafirit. Pikërisht këtu një software qirash turistike kthehet nga një mjet shtesë në qendrën operative të biznesit tuaj.
Për një host me një, pesë apo 50 njësi, problemi nuk është vetëm të marrë më shumë rezervime. Problemi është t'i menaxhojë ato pa humbur para në komisione, kohë në mesazhe të përsëritura dhe kontroll mbi marrëdhënien me mysafirin. Softueri i duhur ju ndihmon të punoni nga një vend, të mbani kalendarin të saktë dhe të ndërtoni rezervime direkte që ju përkasin juve.
Çfarë duhet të zgjidhë një software qirash turistike
Nëse sot kaloni nga Airbnb te Booking.com, nga WhatsApp te një tabelë Excel dhe nga emaili te një aplikacion pagesash, nuk keni mungesë mjetesh. Keni mungesë koordinimi. Çdo kanal mban një pjesë të informacionit, ndërsa ju mbeteni personi që duhet t'i lidhë të gjitha me dorë.
Një sistem i mirë duhet të krijojë një burim të vetëm të së vërtetës për rezervimet. Kjo do të thotë se kur një datë bllokohet në një kanal, ajo duhet të reflektohet edhe në kanalet e tjera. Kur mysafiri konfirmon hyrjen, pastruesi duhet të dijë çfarë ka për të bërë. Kur vjen pagesa, ju duhet të dini çfarë ju takon, çfarë i takon pronarit dhe çfarë duhet të dokumentoni për raportim.
Vlera nuk matet nga sa shumë funksione ka një platformë në një faqe promovuese. Matet nga sa hapa manualë eliminon në një ditë normale pune. Për një apartament familjar në Tiranë, një vilë në bregdetin e Shqipërisë ose një agjenci e vogël me prona në Greqi e Kroaci, kjo shpesh fillon me kalendarin dhe përfundon me financat.
Filloni me sinkronizimin e kalendarëve
Sinkronizimi dykahësh i iCal është baza praktike për hostët që përdorin disa kanale. Ai nuk e bën biznesin automatik në çdo detaj, por ul rrezikun më të kushtueshëm: rezervimin e dyfishtë. Kur një rezervim i ri hyn nga një OTA, datat duhet të mbyllen në kanalet e tjera sa më shpejt që të jetë e mundur.
Kontrolloni gjithmonë sa shpesh rifreskohen kalendarët dhe testojeni procesin me një bllokim prove. iCal është zgjidhje e njohur dhe praktike për shumë portofola të vegjël, por nuk është e njëjtë me lidhjet e avancuara API. Nëse menaxhoni dhjetëra njësi me rezervime të shumta çdo ditë, koha e përditësimit dhe rregullat e disponueshmërisë bëhen edhe më të rëndësishme.
Përpara se të lidhni kanalet, vendosni një rregull të thjeshtë: cilat rezervime pranoni menjëherë dhe cilat kërkojnë verifikim? Po ashtu, përcaktoni qartë kohën e përgatitjes mes dy qëndrimeve. Një pastrim i ngjeshur në kalendar mund të duket si një natë e shitur më shumë, por mund të kushtojë më shumë nëse ekipi nuk arrin ta përgatisë pronën siç duhet.
Kalendari duhet të tregojë edhe punën pas rezervimit
Një kalendar i dobishëm nuk tregon vetëm emrin e mysafirit dhe datat e qëndrimit. Ai ju ndihmon të shihni hyrjet, daljet, pastrimet, bllokimet e mirëmbajtjes dhe netët e rezervuara për përdorim personal. Kjo pamje e përbashkët e ndihmon edhe ekipin të mos varet nga mesazhet e fundit në telefon.
Kur pastruesja sheh daljen e së dielës dhe hyrjen e re të së njëjtës ditë, ajo mund të planifikojë punën pa ju kërkuar konfirmim. Kur një kondicioner kërkon servis, bllokoni datat dhe shmangni premtime që nuk mund t'i mbani. Operacioni bëhet më i qetë sepse secili punon me të njëjtin informacion.
Mos e lini komunikimin e mysafirëve në kujtesë
Pyetjet e mysafirëve përsëriten: Si bëhet hyrja? Ku mund të parkohet? A ka Wi-Fi? Në çfarë ore bëhet dalja? Përgjigjja e shpejtë ka rëndësi, por kjo nuk do të thotë të shkruani të njëjtin tekst 30 herë në javë.
Kërkoni një sistem që ju lejon të organizoni komunikimin sipas fazës së rezervimit: mesazhi pas konfirmimit, udhëzimet para mbërritjes, informacioni gjatë qëndrimit dhe kërkesa për vlerësim pas daljes. Automatizimi duhet të ruajë tonin tuaj, jo ta bëjë përvojën të ftohtë. Një mesazh me emrin e mysafirit, detaje të sakta të pronës dhe një kontakt real për ndihmë është shumë më i vlefshëm se një tekst i përgjithshëm.
Ruani edhe historikun e mysafirëve. Një çift që ka qëndruar dy herë në apartamentin tuaj nuk duhet të trajtohet si një kontakt i panjohur herën e tretë. Kjo njohje krijon terren për rezervime direkte, oferta jashtë sezonit dhe marrëdhënie që nuk varen vetëm nga algoritmet e platformave të mëdha.
Pagesat duhet të shkojnë te hosti, jo të qëndrojnë te ndërmjetësi
Komisionet e OTA-ve janë kosto e shpërndarjes, por nuk duhet të jenë modeli i vetëm i biznesit tuaj. Një faqe e markuar për rezervime direkte ju jep një kanal ku mund të ktheni mysafirët e mëparshëm pa ua dorëzuar përsëri marzhin platformave të tjera.
Këtu transparenca financiare ka peshë të drejtpërdrejtë. Shikoni nëse sistemi merr komision për çdo rezervim, tarifë shërbimi nga mysafiri apo tarifë për përpunimin e pagesës përtej kostove të ofruesit të pagesave. Një tarifë mujore e qartë është shpesh më e parashikueshme për hostët që duan të rriten pa u ndëshkuar sa herë që shesin më shumë net.
Për pagesat direkte, modeli më i shëndetshëm është ai ku fondet dërgohen në llogarinë tuaj bankare përmes një infrastrukture të njohur pagesash, si Stripe Connect. Ju duhet të dini kur arkëtohet pagesa, çfarë tarife është mbajtur dhe kur bëhet pagesa në llogarinë tuaj. Mos pranoni paqartësi rreth parave tuaja vetëm për hir të komoditetit.
MIKStay, për shembull, është ndërtuar me këtë logjikë: abonim mujor i qartë, pa komision për rezervim dhe me pagesa që shkojnë drejtpërdrejt te hosti përmes Stripe Connect. Për operatorin e pavarur, kjo është më shumë se një detaj teknik. Është kontroll mbi fluksin e parasë.
Financat dhe operacionet nuk duhen ndarë
Nëse menaxhoni prona për pronarë të tjerë, një rezervim nuk është vetëm e ardhur bruto. Mund të përfshijë tarifë pastrimi, komision menaxhimi, taksa, shpenzime mirëmbajtjeje dhe pagesa për pronarin. Nëse këto mbahen në fletë të ndryshme ose në kujtesën e dikujt, raportimi në fund të muajit bëhet stres.
Një software praktik duhet t'ju lejojë të ndiqni të ardhurat sipas pronës, kanalit dhe periudhës. Duhet të krijojë qartësi për pagesat ndaj pronarëve ose qiramarrësve dhe të mbajë deklarata të dobishme për administrimin tatimor. Nuk zëvendëson këshillën e kontabilistit, veçanërisht kur rregullat ndryshojnë nga Shqipëria në Itali, Greqi ose Mbretërinë e Bashkuar. Por e bën më të lehtë t'i jepni kontabilistit të dhëna të pastra.
E njëjta gjë vlen për mirëmbajtjen. Një rubinet që pikon, një bravë me problem ose një ankesë për ngrohjen duhet të regjistrohet, t'i caktohet personit të duhur dhe të mbyllet me një status të qartë. Kjo mbron vlerësimet tuaja dhe ju kursen nga telefonatat e humbura.
Si ta zgjidhni pa paguar për gjëra që nuk ju duhen
Para se të ndryshoni sistemin, shikoni procesin tuaj real të javës së fundit. Sa kohë keni humbur duke kontrolluar datat? Sa mesazhe keni shkruar me dorë? A dini sa fiton secila pronë pas kostove? A mund të pranoni një rezervim direkt sot pa dërguar një faturë manuale? Këto përgjigje tregojnë çfarë duhet të kërkoni.
Për një host me një ose dy prona, një sistem i thjeshtë me sinkronizim, faqe rezervimi direkte dhe pagesa të qarta mund të jetë zgjedhja më e mirë. Për një agjenci me 30 njësi, akseset e ekipit, raportet për pronarët, koordinimi i pastrimit dhe rregullat e çmimeve marrin përparësi më të lartë. Nuk ka arsye të paguani për kompleksitet enterprise nëse ai nuk zgjidh një problem konkret të portofolit tuaj.
Migrimi nuk duhet të zgjasë me javë. Importoni listimet, lidhni iCal-et, kontrolloni disponueshmërinë, vendosni mesazhet bazë dhe publikoni faqen tuaj direkte. Bëjeni në fillim për një pronë provë, pastaj kaloni pjesën tjetër të portofolit. Një pasdite e organizuar është më e sigurt se një kalim i nxituar në kulm të sezonit.
Qëllimi nuk është të hiqni dorë nga Airbnb, Booking.com ose Vrbo. Këto kanale mund të sjellin kërkesë të vlefshme, sidomos kur hyni në një treg të ri. Qëllimi është që ato të jenë kanale të biznesit tuaj, jo qendra që kontrollojnë biznesin tuaj. Kur kalendari, mysafirët, ekipi dhe pagesat punojnë në të njëjtin ambient, mund të pritni më mirë mysafirët dhe të mbani më shumë nga ajo që fitoni.
