Një apartament mund të duket plot në kalendar dhe përsëri të prodhojë më pak fitim nga sa prisni. Arsyeja zakonisht nuk është mungesa e rezervimeve, por kostot e vogla që përsëriten: një pastrim shtesë, një riparim urgjent, detergjentë, rrymë më e lartë, komisione pagese ose një zbritje e dhënë pa u regjistruar. Pyetja si gjurmohen shpenzimet e pronës nuk ka të bëjë vetëm me kontabilitetin. Ka të bëjë me kontrollin e marzhit që fitoni nga çdo natë e shitur.
Për një host me një ose disa prona, gjurmimi i shpenzimeve duhet të jetë mjaftueshëm i thjeshtë për t'u bërë çdo javë dhe mjaftueshëm i detajuar për t'ju treguar çfarë po ndodh në secilën njësi. Nëse shifrat mblidhen vetëm në fund të vitit, është vonë për të korrigjuar çmimet, furnitorët ose mënyrën si organizohet operativa.
Filloni me një rregull: çdo kosto lidhet me një pronë
Gabimi më i zakonshëm është mbajtja e të gjitha faturave në një dosje të vetme: pastrime, internet, rregullime, blerje për apartamentet dhe shpenzime personale. Kjo mund të tregojë sa para kanë dalë nga llogaria, por nuk tregon se cila pronë po performon mirë.
Çdo shpenzim duhet të ketë të paktën katër të dhëna: datën, shumën, kategorinë dhe pronën përkatëse. Nëse menaxhoni tre apartamente, një faturë prej 40 eurosh për riparimin e bojlerit nuk duhet të regjistrohet thjesht si “mirëmbajtje”. Ajo duhet të lidhet me njësinë ku u bë riparimi. Kështu, pas disa muajsh, mund të shihni nëse një pronë po kërkon më shumë ndërhyrje se të tjerat.
Kjo logjikë vlen edhe për kostot e përbashkëta. Për shembull, nëse paguani një person për koordinim ose një abonim që përdoret për disa prona, vendosni paraprakisht si do ta ndani atë kosto: njësoj për çdo njësi, sipas numrit të netëve të zëna ose sipas të ardhurave. Nuk ka një formulë të vetme të drejtë. Rëndësi ka të përdorni të njëjtin rregull çdo muaj, që krahasimet të kenë kuptim.
Si gjurmohen shpenzimet e pronës sipas kategorive
Kategoritë e qarta e kthejnë një listë pagesash në informacion që mund të përdoret. Mos krijoni dhjetëra kategori që askush nuk i plotëson. Për shumicën e qirave afatshkurtra, mjaftojnë kategori praktike si pastrimi dhe lavanderia, shërbimet mujore, mirëmbajtja, furnizimet për mysafirët, tarifat e pagesave, marketingu dhe kostot administrative.
Kostot që ndryshojnë me çdo rezervim
Pastrimi, lavanderia, materialet e konsumit dhe ndonjëherë check-in fizik janë kosto që lidhen drejtpërdrejt me ardhjen e një mysafiri. Ato duhet të shihen për rezervim, jo vetëm si total mujor.
Nëse pastrimi kushton 25 euro dhe furnizimet mesatarisht 6 euro për qëndrim, e dini që çdo rezervim nis me 31 euro kosto operative para se të llogariten rryma, mirëmbajtja dhe taksat. Kjo ju ndihmon të vendosni nëse tarifa e pastrimit duhet t'i ngarkohet mysafirit, të përfshihet në çmimin e natës ose të mbulohet pjesërisht për qëndrime më të gjata.
Kostot fikse që vazhdojnë edhe kur kalendari është bosh
Qiraja, kredia, interneti, abonimet, sigurimi, administrimi i pallatit dhe disa shërbime publike vazhdojnë pavarësisht zënies. Këto nuk duhet të harrohen vetëm sepse nuk dalin me çdo rezervim.
Ndajini me 12 për të krijuar një pamje mujore. Pastaj krahasojini me netët e shitura. Një pronë me kosto fikse të larta kërkon një strategji tjetër çmimi nga një pronë ku kostot kryesore lidhen me pastrimin dhe konsumin. Çmimi më i ulët mund të sjellë më shumë zënie, por jo domosdoshmërisht më shumë fitim.
Mirëmbajtja nuk është surprizë kur regjistrohet si duhet
Një bravë e dëmtuar ose kondicioner që ndalon së punuari duket si shpenzim i rastësishëm. Por, kur i regjistroni ndërhyrjet gjatë vitit, krijohet një histori e dobishme për secilën pronë dhe pajisje.
Mbani shënim çfarë u riparua, nga kush, sa kushtoi dhe nëse prona doli përkohësisht jashtë shitjes. Kostoja reale e një problemi nuk është vetëm fatura e teknikut. Nëse humbët dy net rezervime gjatë sezonit, edhe ato duhen marrë parasysh kur vendosni nëse duhet riparuar apo zëvendësuar një pajisje.
Regjistroni të ardhurat neto, jo vetëm vlerën e rezervimit
Një rezervim prej 300 eurosh nuk do të thotë automatikisht 300 euro të ardhura për hostin. Mund të ketë zbritje, rimbursime, tarifa për përpunimin e pagesës, tarifa kanali ose taksa që mblidhen në emër të një institucioni.
Për secilin rezervim, shënoni vlerën bruto, zbritjet, tarifat dhe shumën që hyn realisht në bankë. Më pas lidheni këtë hyrje me shpenzimet e atij qëndrimi. Kjo e bën të dukshme fitimin neto për rezervim, jo thjesht xhiron.
Ky dallim është veçanërisht i rëndësishëm kur përdorni disa kanale. Një rezervim nga një platformë mund të ketë një kosto shpërndarjeje më të lartë, ndërsa një rezervim direkt mund t'ju japë më shumë kontroll mbi çmimin, pagesën dhe marrëdhënien me mysafirin. Nuk do të thotë se një kanal duhet hequr menjëherë. Do të thotë se duhet të dini çfarë po paguani për secilin rezervim që sjell.
Krijoni një ritëm javor, jo një projekt vjetor
Gjurmimi dështon kur bëhet një detyrë e madhe në fund të muajit. Një rutinë 15-minutëshe çdo javë është më e qëndrueshme. Regjistroni faturat e reja, kontrolloni pagesat e marra, caktoni shpenzimet te prona e saktë dhe verifikoni nëse ndonjë rezervim ka prodhuar tarifë ose rimbursim të pazakontë.
Në fund të muajit, shikoni vetëm disa tregues: të ardhurat neto për pronë, shpenzimet totale, koston e pastrimit për rezervim, kostot e mirëmbajtjes dhe fitimin e mbetur. Nuk ju duhet një raport i komplikuar për të marrë vendime të mira. Ju duhet një pamje e besueshme që të mos mbështeteni te ndjesia.
Nëse pastrimi po rritet, negocioni frekuencën ose çmimin me ekipin. Nëse shërbimet publike janë mbi parashikim, kontrolloni konsumin dhe rregullat e përdorimit për mysafirët. Nëse një pronë ka shumë rezervime por marzh të dobët, rishikoni çmimin minimal, tarifën e pastrimit ose zbritjet që po ofroni.
Mbani dokumentet pranë transaksionit
Një numër pa faturë shndërrohet shpejt në pyetje. Ruani faturën, mandatin e pagesës ose konfirmimin për çdo shpenzim, duke e lidhur me regjistrimin përkatës. Kjo ul kohën që humbet kur duhet të kontrolloni një pagesë disa muaj më vonë ose kur përgatitni dokumentacionin për deklarime.
Për pastruesit, teknikët dhe furnitorët e rregullt, vendosni një format të njëjtë raportimi. Për shembull, çdo ndërhyrje duhet të përmbajë emrin e pronës, datën, llojin e punës dhe shumën. Kjo shmang mesazhet e paqarta si “u rregullua lavamani” kur menaxhoni disa njësi.
Një sistem menaxhimi si MIKStay mund ta bëjë këtë punë më të lexueshme duke bashkuar kalendarin, rezervimet, pagesat dhe operativën në të njëjtin vend. Vlera nuk është të keni më shumë të dhëna. Vlera është të lidhni shpenzimin me pronën, rezervimin dhe vendimin që duhet marrë.
Mos ngatërroni qarkullimin me fitimin
Një muaj me 90% zënie mund të duket fantastik. Por nëse u shoqërua me shumë check-in të shkurtër, pastrime të shpeshta, riparime dhe tarifa të larta kanali, fitimi mund të jetë më i ulët se në një muaj me më pak rezervime, por qëndrime më të gjata dhe çmim mesatar më të mirë.
Kjo është arsyeja pse duhet të shikoni edhe koston për natë të zënë dhe fitimin për rezervim. Një pronë që sjell më pak xhiro mund të jetë në fakt më e shëndetshme financiarisht. Ndërsa një pronë me volum të lartë mund të ketë nevojë për rritje çmimi, minimum netësh ose një organizim më efikas të pastrimit.
Kontrolli financiar nuk kërkon të bëheni kontabilist. Kërkon që çdo euro të ketë një emër, një pronë dhe një arsye. Kur e dini ku shkon paraja, mund të vendosni me qetësi kur të rrisni çmimin, kur të ulni një kosto dhe kur një rezervim ia vlen vërtet për pronën tuaj.
