Një recension me pesë yje mund të humbet nga një detaj i vogël: një kondicioner që nuk ftoh, një çarçaf i harruar ose një çelës që nuk është kthyer në vend. Menaxhim mirëmbajtjeje për apartamente turistike nuk do të thotë thjesht të rregullosh prishjet. Do të thotë të mbrosh standardin e pronës, kohën e ekipit dhe të ardhurat nga çdo rezervim.
Për një host me dy apartamente, kjo mund të nisë me një telefon dhe një grup mesazhesh. Për një portofol me dhjetë, njëzet apo njëqind njësi, i njëjti model shndërrohet shpejt në pasiguri: kush e pastroi apartamentin, kush e porositi rubinetin e ri, çfarë u dëmtua nga mysafiri i fundit dhe a është prona realisht gati për check-in?
Zgjidhja nuk është të punosh më shumë. Është të ndërtosh një proces të qartë, ku çdo detyrë ka pronar, afat dhe status.
Mirëmbajtja fillon para se të vijë ankesa
Gabimi më i kushtueshëm është trajtimi i mirëmbajtjes si reagim ndaj emergjencave. Kur mysafiri shkruan se bojleri nuk punon, dëmi nuk është vetëm riparimi. Mund të ketë rimbursim, zhvendosje, recension negativ dhe orë të tëra komunikimi në kohën më të ngarkuar të ditës.
Një proces i mirë e ndan punën në tre ritme. Kontrollet e shpejta bëhen pas çdo check-out. Kontrollet parandaluese kryhen çdo muaj ose sezon. Ndërhyrjet e mëdha planifikohen jashtë periudhave me kërkesë të lartë, kur është e mundur.
Pas çdo largimi, pastrimi nuk duhet të jetë pika e fundit. Ai është momenti më i mirë për inspektim. Personi që hyn i pari në pronë mund të vërejë njolla lagështie, pajisje që bëjnë zhurmë, mungesë inventari ose dëmtime që mysafiri nuk i ka raportuar. Nëse këto informacionet mbeten në një mesazh privat, pronari humbet historikun. Nëse regjistrohen si detyrë, bëhen të menaxhueshme.
Krijoni një standard gati për check-in
Një apartament nuk është gati sepse është pastruar. Ai është gati kur mund të presë mysafirin pa surpriza. Kjo kërkon një listë kontrolli të shkurtër dhe të njëjtë për çdo njësi, pavarësisht nëse pastrimin e bën familja, një punonjës apo një kompani e jashtme.
Lista duhet të përfshijë më shumë se dyshemetë dhe banjën. Kontrolloni pajisjet kryesore, ujin e ngrohtë, internetin, telekomandat, dritat, çelësat, aromën e ambientit dhe inventarin bazë. Fotografitë e shpejta për dëmtime ose mungesa janë të dobishme sidomos kur punoni me disa pastrues dhe prona në zona të ndryshme.
Për të shmangur listat e tepërta, përdorni katër kategori të qarta:
- pastërtia dhe tekstilet
- funksionimi i pajisjeve dhe shërbimeve
- siguria dhe akseset
- dëmtimet, mungesat dhe furnizimet
Çdo artikull nuk ka nevojë për një raport të gjatë. Mjafton statusi i saktë: në rregull, kërkon vëmendje, urgjente. Kjo e bën dorëzimin mes ekipit të shpejtë dhe e ndalon problemin të kalojë nga një rezervim te tjetri.
Menaxhim mirëmbajtjeje për apartamente turistike pa kaos në mesazhe
WhatsApp është i shpejtë, por nuk është sistem operativ. Një foto e një rubineti të rrjedhur mund të humbet mes pyetjeve për kodin e Wi-Fi, mesazheve nga mysafirët dhe konfirmimeve për pastrim. Pas disa javësh, askush nuk e di nëse problemi u zgjidh, sa kushtoi apo nëse po përsëritet.
Çdo incident duhet të kthehet në një detyrë të vetme. Detyra ka pronën, përshkrimin, foton kur nevojitet, personin përgjegjës, prioritetin dhe afatin. Kur puna përfundon, shënoni çfarë u bë dhe koston. Kjo është veçanërisht e vlefshme për agjencitë e vogla që raportojnë para pronarëve të njësive.
Nuk ka nevojë që çdo llambë e djegur të trajtohet si urgjencë. Vendosni një rregull të thjeshtë prioritizimi. Çështjet që prekin sigurinë, ujin, energjinë, ngrohjen, ftohjen ose aksesin e mysafirit kërkojnë reagim të menjëhershëm. Problemet estetike ose pajisjet dytësore mund të grupohen në një vizitë të planifikuar. Kjo ul kostot e daljeve të panevojshme dhe nuk e ngarkon ekipin me alarm të rremë.
Megjithatë, prioriteti varet nga sezoni dhe lloji i pronës. Një kondicioner i dëmtuar në bregdet në korrik është urgjent. I njëjti problem në një apartament që nuk ka rezervime për dy javë mund të planifikohet ndryshe. Sistemi duhet të japë strukturë, jo të zëvendësojë gjykimin e hostit.
Lidhni kalendarin me pastrimin dhe ndërhyrjet
Mirëmbajtja e mirë nuk funksionon e shkëputur nga kalendari i rezervimeve. Ekipi duhet të dijë jo vetëm kur largohet një mysafir, por edhe kur hyn tjetri, sa kohë ka mes dy qëndrimeve dhe nëse prona mund të bllokohet për një riparim.
Kur rezervimet nga Airbnb, Booking.com, Vrbo dhe kanali juaj direkt shfaqen në një pamje të kontrolluar, pastrimi mund të caktohet sipas check-out-eve reale. Nëse një defekt kërkon më shumë kohë, mund të vendosni bllokim operacional përpara se të pranoni një rezervim që nuk do ta përmbushni dot me standardin e duhur.
Kjo është arsyeja pse një sistem i vetëm operativ ka vlerë më të madhe se një koleksion aplikacionesh. Te MIKStay, kalendari, komunikimi me ekipin dhe operacionet e pronës mund të mbahen në të njëjtin mjedis pune, duke e bërë më të lehtë të veprosh mbi informacionin e duhur. Më pak kopjim nga një aplikacion te tjetri do të thotë më pak gabime në ditën e ndërrimit të mysafirëve.
Mbani historik për çdo pronë, jo kujtime personale
Kur një lavatriçe prishet për herë të tretë brenda një viti, pyetja nuk është vetëm “kush mund ta rregullojë sot?”. Pyetja e drejtë është nëse riparimet po kushtojnë më shumë se zëvendësimi. Pa histori të qartë, vendimet merren nga kujtesa dhe jo nga shifrat.
Regjistroni për pajisjet kryesore datën e blerjes, garancinë, ndërhyrjet, furnitorin dhe koston. Për pronat me pronarë të ndryshëm, ndani qartë çfarë hyn në shpenzim operacional dhe çfarë kërkon miratim të pronarit. Transparenca i shmang debatet e pakëndshme pasi puna është kryer.
Një histori e mirë ju ndihmon edhe në çmim. Nëse një apartament kërkon vazhdimisht furnizime, punë shtesë pastrimi ose riparime të shpeshta, marzhi i tij real mund të jetë shumë më i ulët nga sa duket në kalendar. Menaxhimi i mirëmbajtjes është pjesë e menaxhimit financiar, jo një shpenzim anësor.
Ndërtoni marrëdhënie të qarta me ekipin dhe teknikët
Mos e lini pastruesin të hamendësojë çfarë duhet të bëjë me një problem, dhe mos e lini teknikun të kërkojë informacionin bazë në momentin e ndërhyrjes. Jepuni njerëzve një mënyrë të thjeshtë për të raportuar, pranuar dhe mbyllur detyrat.
Për ekipin e pastrimit, kjo do të thotë udhëzime të qarta, afat dhe mundësi për të raportuar një problem me foto. Për teknikët, do të thotë adresë e saktë, akses, përshkrim i defektit dhe kontakt në rast pyetjesh. Për ju, do të thotë të dini nëse puna është kryer para se mysafiri të hapë derën.
Kini kujdes me varësinë nga një person i vetëm. Një teknik i besuar është vlerë, por ai mund të mos jetë i lirë në fundjavë ose në sezon të lartë. Mbani alternativa për elektricist, hidraulik, bravandreqës dhe servis pajisjesh. Kjo nuk është burokraci. Është sigurim operacional për biznesin tuaj.
Matni atë që ju kushton realisht
Nuk keni nevojë për raporte të komplikuara për të marrë vendime më të mira. Ndiqni kohën mes raportimit dhe zgjidhjes, numrin e problemeve sipas prone, kostot e mirëmbajtjes dhe defektet e përsëritura. Brenda pak muajsh do të shihni cilat njësi kërkojnë vëmendje, cilët furnitorë janë të besueshëm dhe cilat pajisje duhen zëvendësuar.
Shikoni gjithashtu ndikimin te mysafiri. Sa raste janë zbuluar para check-in? Sa kërkesa për kompensim lidhen me mirëmbajtjen? Një problem i kapur gjatë pastrimit kushton zakonisht më pak se i njëjti problem i raportuar në mes të qëndrimit.
Procesi më i mirë nuk është ai me më shumë rregulla. Është ai që ekipi e përdor çdo ditë dhe që ju jep kontroll pa ju lidhur me telefonin. Filloni me kontrollin pas check-out-it, një mënyrë të vetme raportimi dhe prioritete të qarta. Kur këto tre gjëra funksionojnë, çdo apartament mund të ndihet i kujdesur mirë, edhe kur portofoli juaj rritet.
