Një rezervim hyn nga Booking.com, një tjetër nga Airbnb dhe pastruesja pret të dijë nëse apartamenti lirohet sot apo nesër. Në këtë moment, debati për PMS cloud kundrejt lokal nuk është teknik. Ka të bëjë me atë nëse biznesi juaj vazhdon të varet nga një kompjuter, një person dhe disa tabela, apo nëse ekipi punon nga i njëjti informacion i përditësuar.
Për pronarët e qirave afatshkurtra dhe agjencitë e vogla, zgjedhja e PMS-së ndikon drejtpërdrejt te rezervimet e dyfishta, koha e humbur në komunikime, qasja në pagesa dhe kontrolli mbi të dhënat e mysafirëve. Nuk ka një përgjigje të vetme për çdo portofol. Por për shumicën e operatorëve me 1 deri në 100 njësi, mënyra si puna zhvillohet sot e bën cloud-in zgjedhjen më praktike.
Çfarë ndryshon mes PMS cloud dhe lokal?
Një PMS lokal instalohet në një kompjuter ose në një server që e menaxhoni vetë. Programi, baza e të dhënave dhe zakonisht kopjet rezervë mbahen në pajisjet tuaja. Qasja nga jashtë kërkon konfigurime shtesë, rrjet të sigurt ose ndërhyrjen e personit që administron sistemin.
Një PMS cloud funksionon përmes internetit. Hyni nga shfletuesi në kompjuter, tablet ose telefon dhe sistemi përditësohet nga ofruesi. Kalendari, rezervimet, të dhënat e mysafirëve, detyrat e pastrimit dhe raportet ruhen në një mjedis online të centralizuar.
Dallimi kryesor nuk është thjesht vendi ku ruhet programi. Është mënyra si lëviz puna. Me sistem lokal, informacioni shpesh ndalet aty ku ndodhet pajisja. Me cloud, informacioni mund të jetë i disponueshëm për pronarin, menaxherin dhe ekipin operacional në të njëjtën kohë, secili me nivelin e duhur të aksesit.
PMS cloud kundrejt lokal: krahasimi që ka rëndësi
Kalendari dhe rreziku i rezervimeve të dyfishta
Nëse listoni në Airbnb, Booking.com, Vrbo dhe pranoni rezervime direkte, kalendari është zemra e operacionit. Një PMS lokal mund të menaxhojë rezervimet, por integrimet dhe përditësimet shpesh varen nga konfigurime specifike, përditësime manuale ose nga kompjuteri ku është instaluar sistemi.
Cloud-i e bën më të lehtë që informacioni të jetë i njëjtë kudo. Kur një datë bllokohet në një kanal, përditësimi duhet të shpërndahet menjëherë te kalendari qendror dhe te kanalet e tjera të lidhura. Kjo nuk e eliminon plotësisht rrezikun - veçanërisht kur kanalet përdorin sinkronizim iCal me intervale përditësimi - por e ul ndjeshëm punën manuale dhe mundësinë që dikush të harrojë një ndryshim.
Për një pronar me dy apartamente, gabimi mund të kushtojë një fundjavë stresuese. Për një agjenci me 20 njësi, mund të prishë marrëdhënien me mysafirin, pastruesen dhe pronarin në të njëjtën ditë.
Puna nga kudo, pa i dhënë kujtdo çelësat e biznesit
Sistemi lokal ka një avantazh të qartë: ju kontrolloni fizikisht pajisjen ku ndodhen të dhënat. Disa pronarë ndihen më të qetë kur gjithçka është në zyrën e tyre. Ky kontroll është real, por ka edhe përgjegjësi reale: pajisja mund të dëmtohet, të vidhet, të mos ketë kopje rezervë ose të mbetet pa mirëmbajtje.
Me cloud, nuk jeni të lidhur me një kompjuter të vetëm. Mund të kontrolloni një ndryshim rezervimi nga telefoni, ndërsa menaxheri dërgon udhëzimet e hyrjes dhe pastruesja sheh detyrën e saj. Qasja nuk duhet të nënkuptojë akses total. Një sistem i menduar mirë lejon role të ndara, që secili të shohë vetëm atë që i duhet për punën e vet.
Kjo ka vlerë të madhe për bizneset familjare. Nuk duhet që një person të jetë gjithmonë në zyrë vetëm sepse ai kompjuter mban gjithë informacionin.
Siguria: kontrolli nuk është vetëm serveri
Është e gabuar të thuhet se PMS cloud është automatikisht më i sigurt ose se PMS lokal është automatikisht më privat. Siguria varet nga mënyra si administrohet sistemi.
Në një zgjidhje lokale, ju mbani përgjegjësinë për përditësimet e sigurisë, fjalëkalimet, kopjet rezervë, pajisjet dhe rikthimin e të dhënave pas një problemi. Nëse hard disku dështon në mes të sezonit, duhet të dini saktësisht ku ndodhet kopja e fundit dhe si rikthehet puna.
Në cloud, ofruesi merr përsipër pjesën më të madhe të infrastrukturës, përditësimeve dhe vazhdimësisë teknike. Por ju duhet ende të përdorni fjalëkalime të forta, të kufizoni aksesin e stafit dhe të hiqni përdoruesit që nuk punojnë më me ju. Kontrolloni gjithashtu se si trajtohen të dhënat e mysafirëve, çfarë mund të eksportoni dhe çfarë ndodh me informacionin tuaj nëse ndryshoni sistem.
Pyetja e duhur nuk është “ku ndodhet serveri?”. Pyetja është “a mund t'i mbroj, t'i rikthej dhe t'i aksesoj të dhënat e mia pa penguar operacionin?”.
Kostoja e vërtetë nuk është vetëm abonimi
Një PMS lokal mund të duket më ekonomik sepse paguhet një licencë një herë. Por llogaritja duhet të përfshijë kompjuterin ose serverin, instalimin, përditësimet, mbështetjen teknike, kopjet rezervë dhe kohën e humbur kur diçka nuk funksionon. Nëse duhet një specialist për çdo ndryshim, kostoja e kontrollit mund të bëhet e lartë.
Cloud-i zakonisht paguhet me abonim mujor. Kjo e bën shpenzimin të parashikueshëm dhe përditësimet zakonisht përfshihen. Ana tjetër e medaljes është se pagesa vazhdon çdo muaj dhe jeni të varur nga lidhja me internetin dhe nga cilësia e ofruesit.
Për një operator të vogël, pyetja praktike është kjo: sa orë në muaj po humbni duke kontrolluar kalendarë, duke dërguar të njëjtat mesazhe dhe duke bashkuar të dhënat për raportim? Një abonim që heq këtë punë mund të kushtojë më pak se një gabim i vetëm rezervimi ose një fundjavë e bllokuar gabimisht.
Pagesat dhe marrëdhënia me mysafirin
Menaxhimi i rezervimit nuk mbaron kur mysafiri konfirmon datat. Duhet të mblidhet pagesa, të regjistrohet shuma, të dihet çfarë i takon pronarit dhe të ruhet komunikimi për rezervimin e ardhshëm.
Një PMS cloud shpesh e lidh këtë rrjedhë në një vend: rezervimin, pagesën, profilin e mysafirit dhe raportin financiar. Për pronarët që duan rezervime direkte, kjo është më shumë se lehtësi. Është mundësi për të mos e humbur lidhjen me mysafirin pas qëndrimit të parë.
Zgjidhni një sistem që nuk e kthen pagesën tuaj në peng të platformës. Kur fondet kalojnë drejtpërdrejt në llogarinë tuaj përmes një procesuesi të besueshëm, ju ruani qartësi mbi fluksin e parave. MIKStay, për shembull, përdor Stripe Connect për pagesa që dërgohen drejtpërdrejt te hosti, pa komision platforme mbi pagesën e mysafirit.
Kur një PMS lokal mund të ketë kuptim?
PMS lokal nuk është zgjedhje e gabuar në çdo rast. Mund të ketë kuptim kur operoni në një zonë me lidhje interneti shumë të paqëndrueshme, kur keni një proces të vjetër që funksionon mirë pa shpërndarje të madhe në kanale, ose kur keni burime teknike për të mirëmbajtur infrastrukturën vetë.
Edhe në këto raste, duhet të planifikoni për mungesën e energjisë, humbjen e pajisjes, largimin e personit që njeh sistemin dhe nevojën për punë nga telefoni. Një sistem lokal mund të jetë i qëndrueshëm, por shpesh është më pak fleksibël kur biznesi rritet ose kur ekipi nuk është në të njëjtin vend.
Si ta zgjidhni pa e komplikuar migrimin
Mos e nisni duke krahasuar dhjetëra funksione që nuk do t'i përdorni. Niseni nga një javë tipike pune. Shënoni ku hyn një rezervim, kush njofton pastrimin, si kontrolloni pagesën dhe ku ruhen të dhënat e mysafirit. Pastaj kërkoni sistemin që heq më shumë hapa manualë nga kjo rrjedhë.
Para se të vendosni, testoni katër gjëra: importin e listimeve, lidhjen e kalendarëve, krijimin e një rezervimi direkt dhe nxjerrjen e një raporti të thjeshtë financiar. Nëse këto kërkojnë shumë ndihmë ose shumë klikime, problemi do të zmadhohet në sezon të lartë.
Mos e trajtoni migrimin si projekt teknik pa fund. Filloni me një ose dy prona, lidhni iCal-et, kontrolloni bllokimet dhe krijoni procesin për komunikimet e mysafirëve. Pasi rrjedha të jetë e qartë, zgjeroni përdorimin te pjesa tjetër e portofolit.
Zgjidhni sistemin që ju lejon të punoni me qetësi në ditën më të ngarkuar, jo atë që duket më mbresëlënës në një prezantim. Kur kalendari, pastrimi, pagesat dhe mysafirët flasin në të njëjtin vend, ju fitoni kohë për atë që e mban biznesin tuaj të pavarur: pritjen e mirë dhe vendimet që i merrni vetë.
