Një rezervim i konfirmuar nuk është automatikisht fitim. Nëse pagesa vjen në një vend, komisioni i kanalit në një tjetër, pastrimi në një bisedë dhe shpenzimi për riparim në një faturë të humbur, kontroll financiar bëhet hamendësim. Për një host me disa apartamente, kjo zakonisht zbulohet vonë: kur duhet të ndahet pagesa me pronarin, të llogaritet tatimi ose të kuptohet pse muaji plot rezervime solli më pak para se pritej.
Qëllimi nuk është të ktheni biznesin e qirave në një departament kontabiliteti. Qëllimi është të dini, për çdo pronë, çfarë u arkëtua, çfarë u shpenzua, çfarë i takon secilës palë dhe çfarë mbetet realisht për ju. Kur këto të dhëna janë të qarta gjatë muajit, vendimet për çmimet, kanalet dhe rritjen e portofolit bëhen shumë më të sigurta.
Çfarë do të thotë kontroll financiar në praktikë
Për qiratë afatshkurtra, kontrolli financiar nuk është thjesht një total i të ardhurave në fund të muajit. Është lidhja e çdo rezervimi me pagesën përkatëse, netët e qëndrimit, tarifën e pastrimit, komisionet, kostot operative dhe pagesën që duhet t'i kalojë pronarit ose menaxherit.
Kjo kërkon që të dalloni tre shifra që shpesh ngatërrohen. Vlera bruto e rezervimit është ajo që paguan mysafiri. Të ardhurat neto janë shuma pasi hiqen komisionet dhe rimbursimet. Fitimi operacional është ajo që mbetet pasi zbriten edhe kostot e pastrimit, mirëmbajtjes, furnizimeve dhe shpenzimet e tjera që lidhen me qëndrimin.
Një pronë mund të ketë xhiro të lartë dhe fitim të dobët. Për shembull, një apartament që shitet shpesh me çmim të ulët mund të krijojë më shumë pastrime, më shumë komunikim dhe më shumë konsum, pa prodhuar marzh më të mirë. Pa ndarje të qartë të këtyre shifrave, është e lehtë të festoni një kalendar të mbushur ndërsa marzhi largohet në heshtje.
Filloni me një burim të vetëm për rezervimet dhe pagesat
Kur Airbnb, Booking.com, Vrbo dhe rezervimet direkte mbahen në tabela, email-e dhe aplikacione të ndryshme, çdo raport kërkon mbledhje manuale. Kjo nuk është vetëm punë e lodhshme. Krijon gabime: një anulim nuk reflektohet, një pagesë pastrimi harrohet, ose dy rezervime për të njëjtën datë e bëjnë të pasigurt gjithë planin.
Përdorni një kalendar qendror ku çdo rezervim identifikohet sipas pronës, kanalit, datave dhe statusit. Sinkronizimi i kalendarëve me iCal nuk zëvendëson gjithmonë integrime më të thella, por për shumë hostë të pavarur është një mënyrë praktike për të ulur rrezikun e mbivendosjeve pa ndryshuar gjithë mënyrën e punës. Ajo që ka rëndësi është që të mos mbani një kalendar për disponueshmërinë dhe një tjetër për realitetin financiar.
Për çdo rezervim, regjistroni vlerën e akomodimit veçmas nga tarifa e pastrimit, taksat që mblidhen në emër të një autoriteti dhe shtesat e tjera. Kjo ndarje është e dobishme kur paguani një pastrues, përgatitni deklarime ose krahasoni performancën e pronave. Një total i vetëm mund të duket i pastër, por nuk ju tregon ku po krijohet vlera.
Kontroll financiar pa fonde të bllokuara
Mënyra si lëvizin paratë ndikon drejtpërdrejt në kontroll. Nëse një ndërmjetës mban fondet, ndryshon afatet e disbursimit ose aplikon tarifa që i shihni vetëm më vonë, planifikimi i cash flow bëhet më i vështirë. Kjo ka peshë të veçantë për hostët që paguajnë pastrimin, mirëmbajtjen ose pronarët menjëherë pas check-out.
Për rezervimet direkte, zgjidhni një rrjedhë ku pagesa e mysafirit shkon në llogarinë tuaj bankare përmes një procesuesi të njohur pagesash. Kështu ruani dukshmërinë mbi arkëtimin dhe nuk e lini kapitalin tuaj të punës në pritje të dikujt tjetër. MIKStay, për shembull, përdor Stripe Connect për pagesa që dërgohen drejtpërdrejt te hosti, pa komision platforme mbi pagesën e mysafirit.
Kjo nuk do të thotë se rezervimet direkte janë gjithmonë zgjedhja e duhur për çdo datë. Kanalet e mëdha mund të sjellin kërkesë të re, sidomos jashtë sezonit ose në një treg ku marka juaj ende nuk njihet. Por kur një mysafir kthehet për herë të dytë, një faqe e markuar për rezervim direkt ju jep mundësinë të ruani marrëdhënien, të shmangni komisionet e panevojshme dhe të njihni më mirë klientin tuaj.
Ndani kostot sipas pronës, jo sipas kujtesës
Kostot e vogla janë arsyeja pse shumë raporte financiare duken më mirë se realiteti. Një set çarçafësh, detergjentët, një çelës i ri, ndërrimi i filtrit të kondicionerit ose transporti për një ndërhyrje nuk duken të mëdha më vete. Të përsëritura në disa prona, bëhen diferenca që nuk mund t'i injoroni.
Nuk keni nevojë të kategorizoni çdo kafe të blerë gjatë ditës. Krijoni kategori të thjeshta dhe të qëndrueshme: pastrim, mirëmbajtje, furnizime, shërbime komunale, komisione kanalesh, marketing dhe kosto administrative. Pastaj lidheni çdo shpenzim me pronën përkatëse kur kjo është e mundur.
Ka raste kur një kosto është e përbashkët. Një abonim softueri ose puna e një koordinatori mund të mbulojë gjithë portofolin. Atëherë mos krijoni një saktësi artificiale. Mund ta ndani sipas numrit të pronave, netëve të zëna ose të ardhurave, por zgjidhni një metodë dhe përdoreni njësoj çdo muaj. Qëndrueshmëria e metodës ju lejon të shihni ndryshimet reale, jo ndryshimet e krijuara nga llogaritja.
Mos e ngatërroni qarkullimin me cash flow
Një rezervim për korrikun mund të paguhet në maj, ndërsa pastrimi paguhet në korrik dhe riparimi i shkaktuar nga qëndrimi në gusht. Nëse shikoni vetëm datën e rezervimit, mund të duket sikur keni para të lira kur në fakt disa detyrime janë afër.
Mbani një pamje të thjeshtë të pagesave që priten, pagesave të marra dhe detyrimeve të ardhshme. Kjo ju ndihmon të vendosni nëse mund të investoni në një pronë tjetër, të rrisni buxhetin e mirëmbajtjes apo thjesht duhet të ruani rezervë. Në bizneset e vogla të akomodimit, cash flow i qartë shpesh vlen më shumë se një raport i bukur që del një herë në vit.
Raportet që ju ndihmojnë të veproni
Nuk ju duhen dhjetëra grafikë. Ju duhen disa raporte që i lexoni dhe përdorni. Raporti mujor sipas pronës duhet të tregojë të ardhurat bruto, komisionet, kostot direkte dhe rezultatin neto. Raporti sipas kanalit tregon se cilat burime rezervimesh sjellin jo vetëm volum, por marzh. Një raport për pronarin ose bashkëpunëtorin duhet të jetë i qartë për rezervimet, zbritjet dhe shumën që duhet paguar.
Shikoni edhe kohën që i kushton secilës pronë. Dy apartamente me të njëjtin fitim në letër nuk kanë domosdoshmërisht të njëjtën vlerë për biznesin tuaj. Nëse njëri kërkon komunikim të vazhdueshëm, ankesa, koordinim të shpeshtë mirëmbajtjeje dhe shumë check-in të vonë, çmimi ose kushtet e operimit mund të kenë nevojë për ndryshim.
Raportimi i mirë nuk zëvendëson këshillën e kontabilistit për detyrimet lokale tatimore. Ai e bën bisedën me kontabilistin më të shpejtë dhe dokumentet më të besueshme. Ruani faturat, mbani të ndara taksat e mbledhura dhe mos prisni javën e fundit të vitit për të kuptuar çfarë mungon.
Një rutinë e shkurtër që mban numrat nën kontroll
Kontrolli nuk kërkon një ditë të tërë çdo javë. Kërkon një ritëm që nuk e lini të grumbullohet. Pas çdo rezervimi, verifikoni pagesën dhe tarifat. Një herë në javë, kontrolloni anulimet, rimbursimet, shpenzimet e reja dhe pagesat e planifikuara. Në fund të muajit, krahasoni rezultatin e secilës pronë me muajin e kaluar dhe me të njëjtën periudhë të vitit të kaluar.
Kur shihni një devijim, kërkoni shkakun para se të ndryshoni çmimet. Mund të jetë një komision më i lartë, një kosto mirëmbajtjeje që nuk përsëritet, një periudhë me qëndrime më të shkurtra ose thjesht një tarifë pastrimi e vendosur gabim. Numrat nuk japin gjithmonë përgjigjen, por ju tregojnë saktësisht ku duhet të kërkoni.
Filloni me rezervimet e këtij muaji, jo me perfeksionimin e gjithë historikut. Vendosni një mënyrë të qartë për të ndjekur pagesat, shpenzimet dhe detyrimet për çdo pronë. Pas disa javësh, nuk do të shihni vetëm sa të zënë janë apartamentet tuaja. Do të dini cilat prej tyre po punojnë vërtet për marzhin tuaj.
