Një rezervim i ri nga Airbnb nuk duhet të nënkuptojë hapjen e pesë aplikacioneve, dërgimin e tre mesazheve dhe frikën se data mund të jetë ende e lirë në Booking.com. Për pronarët që menaxhojnë qira afatshkurtra, integrimet kryesore PMS nuk janë shtesa teknike për t'u pasur në listë. Ato vendosin nëse puna e përditshme ecën me kontroll apo me reagime të vonuara.
Një PMS i dobishëm duhet të bëhet pika ku kalendari, informacioni i mysafirit, pagesa, pastrimi dhe raportimi takohen. Por jo çdo integrim ka të njëjtën vlerë. Nëse menaxhoni dy apartamente, mund të mos ju nevojitet një konfigurim i ndërlikuar. Nëse keni 20 njësi dhe disa kanale shitjeje, një hendek i vogël mes sistemeve mund të kthehet shpejt në prenotim të dyfishtë, anulim dhe vlerësim negativ.
Filloni me integrimet që mbrojnë rezervimin
Prioriteti i parë është sinkronizimi i kalendarit me kanalet ku merrni rezervime. Për shumicën e hostëve të pavarur, kjo do të thotë Airbnb, Booking.com dhe Vrbo. Kur një datë rezervohet në një kanal, ajo duhet të bllokohet edhe në të tjerët sa më shpejt që të jetë e mundur.
Sinkronizimi dykahësh përmes iCal është një zgjidhje praktike për shumë portofola të vogla dhe të mesme. Ai ju lejon të importoni rezervimet nga kanalet dhe të eksportoni disponueshmërinë e përditësuar. Për një pronar me disa njësi, kjo heq një pjesë të madhe të kontrollit manual të kalendarëve.
Megjithatë, iCal nuk është magji. Përditësimet mund të kenë vonesë, veçanërisht kur një rezervim vjen në minutat e fundit. Mos e trajtoni atë si arsye për të harruar rregullat e disponueshmërisë. Mbani një buffer të arsyeshëm ndërmjet qëndrimeve kur operacioni juaj e kërkon, kontrolloni lidhjet pas ndryshimeve të listimeve dhe sigurohuni që çdo njësi të jetë lidhur me kalendarin e saktë.
Çfarë duhet të kontrolloni para lidhjes së kanaleve
Shikoni nëse PMS-ja ruan identitetin e secilës njësi pa ngatërruar listimet me emra të ngjashëm. Kontrolloni gjithashtu çfarë sinkronizohet realisht: datat e bllokuara, rezervimet, anulimet dhe minimumi i netëve nuk trajtohen gjithmonë njësoj nga çdo kanal. Një lidhje që duket aktive, por nuk pasqyron anulimet, mund t'ju lërë me data të bllokuara kot dhe të ardhura të humbura.
Përpara se të lidhni të gjithë portofolin, provoni një listim. Krijoni një bllok testues, verifikoni se shfaqet në të dy drejtimet dhe pastaj vazhdoni. Dhjetë minuta testim mund t'ju kursejnë ditë korrigjimesh.
Integroni prenotimin direkt, jo vetëm OTA-të
Kalendari juaj nuk duhet t'i shërbejë vetëm platformave që marrin komision. Një faqe e markuar për prenotim direkt është integrimi që ju kthen klientin përsëri te biznesi juaj. Mysafiri që ka qëndruar dy herë te ju nuk ka pse të kërkojë sërish apartamentin mes qindra listimeve dhe tarifave shtesë.
Për këtë arsye, motori i prenotimit duhet të përdorë të njëjtën disponueshmëri si kanalet e tjera. Nëse faqja juaj direkte tregon një datë të lirë që sapo është rezervuar në një OTA, humbet pikërisht avantazhi që po përpiqeni të krijoni. Çmimet, rregullat e qëndrimit dhe blloqet e kalendarit duhet të lexohen nga një burim i vetëm operacional.
Prenotimi direkt nuk do të zëvendësojë çdo OTA brenda natës. Kjo varet nga sa mysafirë përsëriten, sa mirë komunikoni pas qëndrimit dhe sa e dukshme është marka juaj. Por çdo rezervim i përsëritur që kalon në kanalin tuaj mund të ruajë marzhin dhe t'ju japë marrëdhënie të drejtpërdrejtë me mysafirin.
Pagesat duhet të shkojnë te llogaria juaj
Një integrim pagese vlen kur ul punën manuale pa ju hequr kontrollin mbi fondet. Kërkoni që pagesa të lidhet me rezervimin, statusi i saj të jetë i qartë dhe paratë të transferohen drejtpërdrejt në llogarinë bankare të hostit. Nuk ka arsye që një sistem menaxhimi të mbajë të ardhurat tuaja si ndërmjetës, kur ju jeni ofruesi i akomodimit.
Stripe Connect është një shembull i modelit ku pagesat mund të shkojnë direkt te hosti, ndërsa PMS-ja regjistron rezervimin dhe gjendjen e pagesës. Kjo e bën më të lehtë të dalloni një pagesë të kryer, një depozitë të munguar ose një rezervim që pret konfirmim.
Këtu ka një zgjedhje reale operacionale. Pagesa e plotë paraprakisht ul rrezikun e mosparaqitjes, por mund të ulë konvertimin për disa lloje mysafirësh. Një depozitë mund të jetë më fleksibël, por kërkon rregulla të qarta për afatet dhe anulimet. Integrimi i mirë nuk zgjedh politikën për ju. Ai e zbaton atë pa pasur nevojë për tabela të veçanta dhe ndjekje manuale.
Lidhni pastrimin dhe mirëmbajtjen me kalendarin
Pastrimi nuk është një detyrë anësore. Është pika ku një gabim i vogël bëhet menjëherë i dukshëm për mysafirin. Kur një dalje regjistrohet në PMS, ekipi i pastrimit duhet të dijë çfarë njësie lirohet, në çfarë ore dhe kur vjen mysafiri i radhës.
Në një portofol të vogël, një pamje e përbashkët e detyrave mund të mjaftojë. Në një portofol më të madh, kërkoni mundësi për të caktuar përgjegjësin, për të vendosur statusin e punës dhe për të shënuar probleme. Një çezmë që pikon ose një çelës i dëmtuar nuk duhet të mbetet në një mesazh të humbur në grup.
Integrimi i operacioneve ka vlerë kur e lidh çdo detyrë me qëndrimin përkatës. Kështu, pastruesi nuk merr vetëm udhëzimin “apartamenti 4”, por e di afatin, numrin e mysafirëve dhe kërkesat e shënuara. Ju shihni nëse puna është mbyllur para check-in, jo vetëm nëse dikush ka thënë se do ta kryejë.
Mos e lini CRM-në të fshihet në inbox
Informacioni për mysafirët shpesh ndahet mes mesazheve të Airbnb, email-eve, telefonit dhe shënimeve personale. Kjo e bën të vështirë t'i përgjigjeni saktë një kërkese të thjeshtë: “A ka qëndruar ky mysafir më parë?”
Një CRM i lidhur me PMS-në krijon një histori të dobishme: të dhënat e kontaktit, qëndrimet e kaluara, preferencat, kërkesat e veçanta dhe komunikimet kryesore. Qëllimi nuk është të mblidhni të dhëna pa fund. Qëllimi është të jeni mikpritës më të përgatitur dhe të krijoni arsye që mysafiri të prenotojë direkt herën tjetër.
Automatizimi i mesazheve ndihmon kur ruan tonin njerëzor. Konfirmimi i rezervimit, udhëzimet e hyrjes dhe mesazhi pas check-out mund të planifikohen. Por mos automatizoni një përgjigje për një problem specifik pa e lexuar rastin. Mysafiri nuk kërkon një tekst perfekt. Kërkon që dikush të marrë përgjegjësi shpejt.
Financat dhe raportimi duhet të pasqyrojnë realitetin
Integrimet financiare nuk janë gjithmonë të parat që vendosen, por bëhen të domosdoshme sapo rritet numri i rezervimeve. Ju duhet të shihni të ardhurat sipas njësisë, kanalit dhe periudhës, si edhe pagesat, tarifat, taksat dhe shpenzimet që ndikojnë në fitimin real.
Për pronarët që menaxhojnë prona për të tjerë ose kanë marrëveshje qiraje, raportimi i qartë shmang diskutimet e panevojshme. Një deklaratë e kuptueshme tregon çfarë u arkëtua, çfarë u pagua dhe çfarë mbetet për t'u shpërndarë. Kjo është më e dobishme se një total i bukur rezervimesh që nuk shpjegon ku shkoi marzhi.
MIKStay i mbledh këto flukse në një ambient të vetëm pune, nga sinkronizimi i kalendarit deri te analitika për pronarin dhe koordinimi i operacioneve. Për hostin, vlera nuk është të ketë më shumë software. Është të ketë më pak pika ku humbet informacioni.
Si t'i vendosni integrimet pa prishur punën e përditshme
Mos migroni gjithçka në një pasdite pa kontroll. Importoni listimet, lidhni fillimisht kalendarët dhe verifikoni disponueshmërinë. Pastaj aktivizoni faqen e prenotimit direkt dhe pagesat. Kur rezervimet po rrjedhin saktë, shtoni rutinat e pastrimit, komunikimin automatik dhe raportimin.
Mbani një periudhë të shkurtër verifikimi ku krahasoni rezervimet e PMS-së me çdo kanal. Shikoni nëse oraret e check-in dhe check-out janë të sakta, nëse anulimet pasqyrohen dhe nëse njoftimet arrijnë te personi i duhur. Një PMS nuk e zëvendëson disiplinën operacionale, por e bën atë shumë më të lehtë për t'u ruajtur.
Zgjidhni integrimet që heqin një vendim manual, një kopjim të dhënash ose një rrezik financiar nga dita juaj. Kur çdo rezervim kalon në të njëjtin sistem dhe paratë mbeten nën kontrollin tuaj, mund të përqendroheni te ajo që mysafiri e mban mend: një qëndrim i përgatitur me kujdes.
